Privatlivspolitik — KHM Portal

UDKAST — ikke juridisk gennemgået. Udfyld [...]-pladsholdere og afklar <!-- AFKLAR -->-punkterne før offentliggørelse.

Senest opdateret: 2026-08-17

1. Dataansvarlig

Københavns historiske markeder Maglemosevej 31, 2640 Hedehusene CVR: 37149977 E-mail: info@khm.dk

Spørgsmål om dine personoplysninger rettes hertil.

2. Hvilke oplysninger vi behandler

Når du oprettes som bruger (frivillig, aktør eller administrator) behandler vi:

  • Identitet: navn, evt. kaldenavn/aktørnavn
  • Kontakt: e-mailadresse, telefonnummer, postadresse
  • Legitimation: uploadet legitimationsdokument, hvis det kræves til din rolle
  • Konto: rolle og rettigheder, login (Passkeys, Google-login, magisk e-mail-link), sprogvalg
  • Aktivitet: notifikationer og en revisionslog over handlinger i systemet
  • Helbreds- og kostoplysninger (særlige kategorier): oplysninger om helbredshensyn, allergier og specialkost, som du frivilligt giver os, så vi kan tilpasse opgaver, forplejning og overnatning til dig. Disse behandles kun på grundlag af dit særskilte, udtrykkelige samtykke (se egen samtykkeerklæring), opbevares krypteret, er kun tilgængelige for frivilligkoordinatorer, og slettes ved tilbagetrækning eller når samtykket udløber (13 måneder).

Følsomme felter (navn, e-mail, telefon, legitimation, helbredsoplysninger) opbevares krypteret.

Når du søger som aktør

Du kan sende en ansøgning uden at have en brugerkonto. Vi behandler da:

  • Kontakt: navn, e-mailadresse, telefonnummer, og hvis du oplyser dem: CVR-nummer og links til jeres hjemmeside eller sociale medier
  • Om boden og lejren: gruppenavn, periode, bodtype, hvad I sælger eller laver, mål på bod og lejr, antal personer, tegningen af lejren, oplysninger om bål og gas, og dine egne bemærkninger
  • Billeder: de fotos af bod og lejr du selv vedhæfter

Kontaktoplysningerne opbevares krypteret. Billederne bliver kodet om når vi modtager dem, så EXIF-oplysninger — herunder GPS-position — fjernes.

3. Formål og retsgrundlag

  • Administrere din deltagelse som frivillig/aktør — Aftale / legitim interesse, art. 6(1)(b)/(f)
  • Sende dig nødvendige driftsbeskeder (vagter, kritiske beskeder) — Legitim interesse, art. 6(1)(f)
  • Login og kontosikkerhed — Aftale, art. 6(1)(b)
  • Revisionslog af sikkerhedshensyn — Retlig forpligtelse / legitim interesse, art. 6(1)(c)/(f)
  • Tilpasse opgaver og forplejning til dit helbred/allergier — udtrykkeligt samtykke, art. 9(2)(a) (+ art. 6(1)(a))
  • Behandle din aktør-ansøgning og forberede en kontrakt — Foranstaltninger forud for kontrakt, art. 6(1)(b)
  • Vise din bod på hjemmesiden — samtykke, art. 6(1)(a)
  • Dele din bod på sociale medier — samtykke, art. 6(1)(a)

De to sidste er frivillige. Siger du nej, behandler vi din ansøgning på præcis samme måde, og du kan trække samtykket tilbage når som helst.

Helbredsoplysninger behandles udelukkende på grundlag af dit udtrykkelige samtykke. Du kan trække samtykket tilbage når som helst uden konsekvens for din deltagelse i øvrigt; vi sletter da oplysningen.

4. Cookies

Portalen sætter én nødvendig cookie til at holde dig logget ind. Den er strengt nødvendig for at siden fungerer og kræver ikke samtykke. Vi bruger ingen analyse-, marketing- eller tredjeparts-sporingscookies.

5. Modtagere og databehandlere

Vi videregiver ikke dine oplysninger til andre, men bruger databehandlere til drift:

  • Hosting: Hetzner Online GmbH (servere i EU)
  • E-mailudsendelse: [provider]
  • Login: Google (kun ved Google-login)

Med hver er der indgået en databehandleraftale.

6. Opbevaring

Vi opbevarer dine oplysninger så længe du er aktiv deltager og derefter [periode, fx 12 måneder], hvorefter de slettes eller anonymiseres. Revisionsloggen opbevares [periode] af sikkerhedshensyn.

Aktør-ansøgninger: kontaktoplysninger, dine bemærkninger og dine billeder fjernes 13 måneder efter markedets slutdato. Gruppenavn, bodtype, mål, antal personer og udfaldet bliver stående, så foreningen kan se hvor mange der søgte og hvor mange der fik nej. Bliver din ansøgning godkendt, flytter kontaktoplysningerne til din brugerkonto med det samme, og ansøgningen står tilbage uden dem.

7. Dine rettigheder

Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Du kan trække et samtykke tilbage. Henvend dig til [kontakt-email]. Du kan klage til Datatilsynet (datatilsynet.dk).

8. Sikkerhed

Følsomme oplysninger opbevares krypteret, adgang er rollestyret, og handlinger logges. Data hostes i EU.